כספים ורכש
כל פעולה מתועדת, כל החלטה במעקב
תנו לצוותי הכספים והרכש מערכת שמארגנת, מתעדפת ומבצעת אוטומטית את הטיפול בבקשות, באישורים, בדוחות הוצאות ובהחזרים. המשימות החוזרות רצות לבד, המידע הפיננסי נשאר חסוי, ואתם מתפנים למה שבאמת דורש שיקול דעת.
זמינות בישראל
בעמוד מתוארת SysAid Cloud. כך זה נראה בכל אפשרות פריסה:
- SysAid CloudSysAid Spaces: מרחב שירות נפרד לכל מחלקה
- SysAid Private Cloudהרחבה למחלקות נוספות, בהטמעה של קונסיסט
- SysAid On-Premiseהרחבה למחלקות נוספות, בהטמעה של קונסיסט
מה עובר דרך המערכת
שני צוותים, הרבה בקשות, תור אחד מסודר
שימושים נפוצים של ניהול שירות ארגוני בכספים וברכש. כל אחד מהם מנוהל כמו קריאה: עם אחראי, סטטוס ו-SLA.
כספים
- הגשה, אישור והחזר של הוצאות עובדים
- חריגות בדוחות הוצאות
- חשבוניות נכנסות, מהבדיקה ועד אישור התשלום
- שאלות ובקשות של עובדים לצוות הכספים
רכש
- בקשות רכש מעובדים, בטופס מסודר
- הזמנות רכש, מהיצירה דרך האישור ועד הביצוע
- ניהול ספקים, מהבחירה ועד הערכת הביצועים
- חידוש חוזי תוכנה לפי השימוש בפועל
בקשות במקום אחד.
אישורים מתועדים.
הוצאות תוכנה בשליטה.
מרחב לכספים
המידע הפיננסי נשאר חסוי
לכספים ולרכש מרחב שירות משלהם, ובתוכו צוותים נפרדים, למשל תשלומים וגבייה, רכש, שכר והוצאות. המידע נגיש רק למי שמורשה, גם כשעובדים יחד עם צוותים אחרים, וכל פעולה מתועדת.
אישורים
האישורים זורמים, בלי מרדף
תהליכי עבודה בגרירה ושחרור, בלי קוד, מעבירים כל בקשה דרך האישורים, הפעולות וההתראות שהגדרתם, והמבקש רואה בכל רגע איפה הבקשה עומדת. ב-SysAid Cloud ה-AI מטפל גם במשימות החוזרות, כך שהצוות מתפנה למה שדורש שיקול דעת.
הוצאות תוכנה
מגיעים לחידוש עם נתונים
חברו בין תנאי החוזה והעלויות לבין השימוש בפועל, כדי לאתר תוכנות בניצול חסר, להתאים את היקף ההסכמים ולנהל משא ומתן עם נתונים מאחורי כל החלטה. ניהול הרישיונות קיים ב-SysAid Cloud.
ממשקים
מחוברים לרכש ול-ERP
SysAid מתחברת למערכות הארגון. באל על הממשק למערכת הרכש מעדכן ב-SysAid אוטומטית כל פריט ציוד שנכנס לארגון, ובמקס סטוק SysAid מתממשקת למערכת ה-ERP כדי לעקוב אחרי תהליכים שהרגולציה מחייבת. ממשקים כאלה נבנים בשירותי פיתוח והתאמה של קונסיסט, בכפוף לאפיון מקדים.
מסלול בקשת רכש
מהבקשה ועד הביקורת, בלי שרשורי מייל
בקשה בטופס
העובד בוחר בפורטל את הטופס המתאים וממלא בדיוק את מה שהרכש צריך. הטופס פותח קריאה, והיא מנותבת מיד למחלקה הנכונה.
סבב אישורים
האישורים נאספים לפי התהליך שהגדרתם, והבקשה ממשיכה לבד לשלב הבא. אף אחד לא צריך לרדוף אחרי חתימה.
טיפול וביצוע
הרכש מטפל בבקשה במרחב שלו, עם תור ו-SLA משלו, והמבקש מקבל עדכון בכל שלב.
תיעוד לביקורת
כל פעולה מתועדת וכל החלטה ניתנת למעקב: מי ביקש, מי אישר ומתי. התיעוד המלא (Audit Trail) מוכן לביקורת.
AI בכל אפשרות פריסה
מה ה-AI עושה לכספים ולרכש, בכל אפשרות פריסה
היכולות בעמוד מתוארות כפי שהן ב-SysAid Cloud. כך נראית שכבת ה-AI בכל אפשרות פריסה:
SysAid Cloud
AI לעובדים ולצוותי הכספים והרכש, בתוך המרחב שלכם.
- צ'אטבוט AI שעונה לעובדים ופותח בקשה מלאה
- AI, מאגר ידע ותהליכי עבודה נפרדים למרחב הכספים
- סוכני AI למשימות החוזרות
- SysAid Copilot למי שמטפל בבקשות
SysAid Private Cloud
בחוות השרתים של בזק.
AI בצד הנציג בלבד, במסך הקריאה. אין צ'אטבוט AI לעובדים ואין סוכני AI.
- הצעת סיווג לבקשה
- הצעת פתרון
- ניסוח תשובה לפונה
SysAid On-Premise
בדאטה סנטר שלכם.
אותו AI בצד הנציג. הוא דורש יציאה מאובטחת לאינטרנט, ולכן לא פועל ברשת מבודדת.
- הצעת סיווג לבקשה
- הצעת פתרון
- ניסוח תשובה לפונה
טפסים, בקשות ובקרה ב-SysAid, בארגונים בישראל
בקשות רכש בטופס דיגיטלי, ובקרה על משלוחים של מסמכים רגישים.
להמשך
עמודים שכדאי לראות
ניהול רישיונות
חוזים, עלויות, תאריכי חידוש ונתוני שימוש, במקום אחד.
לניהול רישיונות ‹
אינטגרציות
החיבורים של SysAid למערכות הארגון.
לאינטגרציות ‹
אוטומציות ותהליכי עבודה
אישורים, משימות ועדכונים שרצים לבד, בגרירה ושחרור ובלי קוד.
לאוטומציות ‹
ניהול שירות ארגוני
פלטפורמה אחת לכל המחלקות, עם מרחב שירות מאובטח לכל צוות.
לניהול שירות ארגוני ‹
משאבי אנוש
קליטת עובדים, בקשות שוטפות וסיום העסקה, במערכת אחת.
לעמוד של משאבי אנוש ‹
אחזקה ותפעול
הזמנות עבודה, טכנאים בשטח ומוקד אחוד, במערכת אחת.
לעמוד של אחזקה ותפעול ‹
שאלות נפוצות
איך SysAid עוזרת לצוות הכספים?
אישורי רכש, חריגות בדוחות הוצאות, ניהול ספקים ובקשות רכש מנוהלים כמו קריאות: בתור אחד, עם אחראי, סטטוס ו-SLA. משימות חוזרות עוברות לאוטומציה, ודשבורדים ודוחות מראים להנהלה את העומס ואת יעילות התהליכים.
איך המידע הפיננסי נשאר חסוי?
לכל מחלקה מרחב שירות מבודד ונפרד, כך שהמידע של הכספים נגיש רק למי שיש לו הרשאה במרחב, גם בעבודה משותפת עם צוותים אחרים. ההרשאות מפורטות לפי תפקיד, וכל פעולה מתועדת.
אפשר לחבר את SysAid ל-ERP ולמערכת הרכש?
כן. אל על חיברה את SysAid למערכת הרכש, ומקס סטוק למערכת ה-ERP. ההיקף נקבע באפיון, במסגרת שירותי הפיתוח וההתאמה של קונסיסט.
איך עוקבים אחרי הוצאות על תוכנה?
ב-SysAid Cloud ניהול הרישיונות מרכז חוזים, עלויות, תאריכי חידוש ונתוני שימוש, ומראה איפה יש רישיונות בניצול חסר ו-Shadow IT, כדי להתאים את ההיקף לפני כל חידוש.
מה רואים בביקורת?
כל בקשה, אישור ופעולה מתועדים: מי ביקש, מי אישר ומתי. כל תהליך עבודה, אוטומציה וסוכן AI שפעלו בדרך מתועדים, מופיעים בדוחות ונשמרים ביומן.
תראו איך כספים ורכש עובדים ב-SysAid
צוות SysAid בקונסיסט ישמח להציג לכם מרחב שירות לכספים ולרכש, על התהליכים שלכם.
