קבוצת עפיפי היא אחת מקבוצות התחבורה הגדולות והוותיקות בישראל, עם פעילות מגוונת בתחומי ההסעות הציבוריות והפרטיות, תיירות, לוגיסטיקה, תשתיות ועוד. הקבוצה מפעילה קווי תחבורה ציבורית בכל רחבי הארץ, מנהלת צי גדול של רכבים, אוטובוסים ומשאיות ומעסיקה אלפי עובדים ונהגים. לצד פעילותה הענפה בישראל, עפיפי פועלת גם בזירה הבינלאומית, בשיתוף פעולה עם חברות תחבורה ותיירות מובילות באירופה ובמזרח התיכון.
כארגון דינמי עם מערך תפעולי רחב, נדרשת הקבוצה לנהל מאות תהליכים פנים-ארגוניים שונים – מקריאות שירות ותמיכה טכנית, דרך טפסי HR ובקשות רכש, ועד לפניות בנושא רכש, לוגיסטיקה, תחזוקה, רכבים וסלולר. במשך שנים רבות נוהלו תהליכים אלו באמצעות טפסים ידניים – דבר שהאט את קצב העבודה, דרש זמן ומשאבים יקרים, והקשה על ניהול המידע וניתובו לגורמים הרלוונטיים.
ביקשנו מהצוות בקבוצה לספר לנו על הפתרון שקונסיסט גיבשה ויישמה לייעול התהליכים בחברה.
מה הוביל את קבוצת עפיפי לחפש פתרון חדש לניהול טפסים ותהליכים ארגוניים?
"הצורך בייעול תהליכי העבודה היה ברור. תהליכים ידניים דרשו זמן רב, היו מועדים לטעויות, והקשו על מעקב ובקרה. הקבוצה חיפשה פתרון שיאפשר לנו לייצר חוויית משתמש פשוטה ונוחה, להפוך תהליכים לדיגיטליים ואוטומטיים, ולהעניק לצוותים תפעוליים ועסקיים את היכולת לעבוד מהר יותר וביעילות גבוהה.
מדוע נבחרה קונסיסט ומערכת SysAid לביצוע הפרויקט?
"היכרנו את הניסיון הרב שקונסיסט צברה בבניית פתרונות טרנספורמציה דיגיטלית לארגונים, והפתרון שהוצע לנו – המבוסס על מערכת SysAid– התאים בדיוק לצרכי הארגון, תוך שילוב יכולות טפסים חכמים, פורטלים אינטואיטיביים, תהליכי אוטומציה וניתוב מידע חכם.
איך בעצם עובד הפתרון שייושם לתהליכי הגשת הטפסים הדיגיטליים?
המשתמש בארגון – בין אם הוא עובד במטה, נהג או איש לוגיסטיקה – נכנס לפורטל הארגוני ובוחר את הטופס המתאים מתוך עשרות טפסים דיגיטליים שונים שקונסיסט פיתחה: בקשות רכש, קריאות שירות ל-IT, טפסי HR, פניות בנושא רכבים וטלפונים ניידים, טפסי תקנון, אחזקה, ביטחון ועוד.
לאחר מילוי הטופס, הוא נשלח אוטומטית למערכת SysAid, פותח אוטומטית קריאה במערכת ומנותב באופן מיידי למחלקה הרלוונטית – בין אם מדובר ב-IT, רכש ולוגיסטיקה, HR, המחלקה המשפטית או כל מחלקה אחרת. כך נחסך הצורך במיילים, שיחות טלפון או מעקב ידני, והקריאה מטופלת במהירות ובשקיפות מלאה.
אילו תועלות מספקת המערכת לארגון?
"השינוי מורגש בכל רמות הארגון:
- ייעול דרמטי של תהליכים – משימות שבעבר דרשו ימים מטופלות כיום בזמן קצר ביותר.
- שקיפות ושליטה מלאה – כל טופס נעקב לכל אורך חייו, ממועד הפתיחה ועד לסגירה.
- אוטומציה וניתוב חכם – הקריאות מגיעות ישירות ובאופן מיידי לגורם המטפל המתאים.
- חוויית משתמש פשוטה ונוחה – ללא צורך בידע טכנולוגי.
- נגישות מכל מקום – ניתן לגשת למערכת מכל מכשיר ובכל זמן.
הפרויקט הזה ממחיש כיצד SysAid היא הרבה מעבר לפתרון ITSM קלאסי. עם היישום של הצוות בקונסיסט, מדובר בפלטפורמת ניהול תהליכים ארגוניים כוללת, המאפשרת לארגון לבצע דיגיטציה של כמעט כל תהליך עסקי, לחבר בין מחלקות ויחידות, וליצור חוויית עבודה חדשנית ומתקדמת."
תודה גדולה לצוות בקבוצת עפיפי על שיתוף הפעולה וסיפור הלקוח! פרוייקט זה והפתרון שיושם בקבוצה הוא חלק מסל פתרונות הדיגיטל הרחב של קונסיסט – הכולל גם את PB Digital לניהול טפסים ומסמכים, Doxi לחתימות דיגיטליות, Glassix לתקשורת אומניצ’אנל עם לקוחות, פתרונות בוטים חכמים מבוססי AI ועוד – המעניקים לארגונים מענה הוליסטי וגמיש בעולם הדיגיטלי של היום.
בזכות שיתוף הפעולה עם קונסיסט והמעבר לטפסים חכמים במערכת SysAid, קבוצת עפיפי נכנסה לעידן חדש של טרנספורמציה דיגיטלית, יעילות תפעולית וחדשנות ארגונית – ומציבה רף חדש לניהול תהליכים בארגוני תחבורה ותשתיות בישראל.
